Millal on aeg vahetada Excel tarkvara vastu?

Excel või majutustarkvara?
5 märki, et on aeg…

Excel ei ütle kunagi „stopp”.

Excel ei anna veateadet, kui kaks külalist on kogemata samale toale broneeritud. Ta ei märka, kui kuu aega tagasi sisestatud hind kehtib endiselt ka siis, kui nõudlus on vahepeal hüppeliselt kasvanud. Ja ta ei tuleta ise meelde, et täna saabuvatele külalistele tuleks saata sisseregistreerimise juhised.

Excel teeb täpselt seda, mida talle öeldakse. Aga majutusettevõtte igapäevaelu nõuab enamat kui lihtsalt tabeli täitmist.

Paljud väiksemad hotellid, külaliskorterid ja puhkemajad alustavad Exceliga. See on tuttav, paindlik ja esmapilgul tasuta. Mõne toa ja üksikute broneeringute haldamiseks võib sellest täiesti piisata. Aga ühel hetkel muutub mugav harjumus nähtamatuks kuluks. Broneeringute kontrollimine, hindade käsitsi uuendamine ja külalistele kirjade saatmine võtavad järjest rohkem aega.

Kuidas aru saada, et Excelist on välja kasvanud sinu ettevõtte järgmine kitsaskoht ja aeg on võtta kasutusele majutustarkvara?

Siin on viis märki, mida tasub tähele panna.

Daisi Haldre
BOUK PMS / Websites

Kontrollid iga broneeringut kaks korda üle

Saad uue broneeringu. Enne kinnitamist avad Exceli, kontrollid kuupäevi, vaatad üle teised müügikanalid ja veendud, et sama tuba pole juba kellelegi lubatud.

Kõik tundub korras. Kuni ühel päeval enam ei ole.

Kui müüd tube oma kodulehel, Booking.com-is ja Airbnb kaudu, ei piisa enam alati ühest käsitsi täidetavast tabelist. Iga uus broneering ja tühistamine peab jõudma õigel ajal kõikidesse müügikanalitesse.

Mida see tegelikult maksab?

Topeltbroneering ei tähenda ainult ebamugavat olukorda vastuvõtus. Sellega võivad kaasneda lisakulud, halb tagasiside ja pettunud külaline, kelle usaldust on keeruline tagasi võita.

Kaasaegne majutustarkvara aitab seda riski vähendada.

Näiteks BOUKi majutustarkvara võimaldab hallata broneeringuid ühest süsteemist ning ühendada majutuse müügi erinevate broneerimiskanalitega. Nii liigub info süsteemide vahel automaatselt ja töötajad ei pea iga muudatust käsitsi mitmesse kohta sisestama.

Vähem topeltkontrolli. Vähem eksimisvõimalusi. Rohkem meelerahu.

Sinu hinnad muutuvad harvemini kui nõudlus

Kujuta ette, et sinu piirkonnas toimub kolme nädala pärast suur sündmus. Majutuskohtade nõudlus kasvab kiiresti, aga sinu tubade hinnad on endiselt samad, mis kuu aega tagasi.

Mitte sellepärast, et oled otsustanud soodsama hinnaga müüa. Lihtsalt keegi pole jõudnud neid muuta.

Excelis hindade haldamine tähendab sageli, et keegi peab jälgima nõudlust ja uuendama hindu eraldi erinevates müügikanalites. Kiirel ajal jääb see tegevus paratamatult tagaplaanile.

Väike test sinu ettevõttele: Mõtle järgmisele kolmele nädalale.

Kas tead juba täna, millised kuupäevad võivad kõige kiiremini täituda? Kas nende päevade hinnad arvestavad suuremat nõudlust? Kui vastus on „vaatan siis, kui tubasid on vähe järel”, võib osa võimalikust müügitulust jääda teenimata.
Majutustarkvara aitab hoida hinnad ja saadavuse paremini kontrolli all. BOUKil on hinnastamise ja kampaaniate haldamise võimalused ning tarkvara saab ühendada ka dünaamilise hinnastamise lahendustega, näiteks PriceLabsiga.

Nii saad kujundada oma hinnastrateegia teadlikumalt ega pea iga muudatust kõigis kanalites eraldi tegema.

Sest õigel ajal õige hinnaga müüdud tuba on parem kui liiga odavalt müüdud tuba.

Kui sind pole kohal, ei tea keegi täpselt, mis toimub

Väikese majutusettevõtte omanik on sageli korraga müügijuht, administraator, raamatupidaja ja probleemide lahendaja. Tema teab, kes täna saabub, millisele külalisele tuleb veel arve saata ja millises toas on vaja midagi parandada.

Aga mis juhtub siis, kui see inimene läheb puhkusele? Kui kogu vajalik info on ühe inimese peas või tema enda loodud Exceli tabelis, võib isegi kõige tublim meeskond hätta jääda.

Küsi endalt üks küsimus:
Kas sinu kolleeg suudaks homme hommikul ilma sinult küsimata vastata külalisele, kes soovib oma broneeringut muuta? Kui vastus on „ilmselt mitte”, on aeg töökorraldus üle vaadata.

Hea majutuse haldustarkvara koondab broneeringud, külaliste andmed, makseinfo ja igapäevased tööülesanded ühte süsteemi.

BOUKis saavad vastuvõtu, majapidamise ja juhtimisega seotud töötajad kasutada oma tööks vajalikku infot. See muudab töö üleandmise lihtsamaks ning vähendab ettevõtte sõltuvust ühest inimesest.

Sinu hotell või puhkemaja peaks töötama sujuvalt ka siis, kui sina parasjagu puhkad.

Iga tegevus sõltub sellest, kas keegi seda meeles peab

Külaline broneerib toa.
Keegi peab saatma kinnituse. Seejärel saabumisinfo. Vajadusel uksekoodi või juhised võtmete kättesaamiseks. Mõnikord ka meeldetuletuse sisseregistreerimise kohta.

Kui broneeringuid on päevas kaks, võib kõigi nende tegevuste käsitsi tegemine tunduda täiesti mõistlik.

• Aga mis siis, kui neid on kakskümmend?
• Või kui samal ajal helistab telefon, saabub uus külaline ja ühes toas on vaja kiiresti lahendada tehniline probleem?

Just siis võivad kõige lihtsamad, kuid külalise jaoks olulised tegevused ununeda.

Automatiseerimine ei tähenda külalisega suhtlemise vähendamist. See tähendab, et oluline info jõuab temani õigel ajal.

BOUKi abil saab automatiseerida mitmeid korduvaid tegevusi ning kasutada külalistele mõeldud digitaalseid lahendusi. Näiteks saab seadistada automaatseid sõnumeid, jagada sisseregistreerimise infot ja sobivate nutilukulahendustega korraldada kontaktivaba ligipääsu.

Tulemus?
Külaline saab vajalikud juhised ka siis, kui vastuvõtus on kiire. Töötaja ei pea sama kirja kümnendat korda kirjutama. Ja sina saad keskenduda sellele, mille pärast külalised tegelikult tagasi tulevad – suurepärasele kogemusele.

Uue töötaja õpetamine tähendab Exceli salakeele selgitamist

„Roheline tähendab kinnitatud broneeringut. Kollane on maksmata. Aga kui lahtris on tärn, siis tuleb minult üle küsida.”

Kõlab tuttavalt?
Paljudel majutusettevõtetel kujuneb aastatega välja väga isiklik Exceli süsteem. Seal on oma värvikoodid, lühendid ja reeglid, millest saab täielikult aru ainult tabeli looja. Kui ettevõttesse tuleb uus töötaja, peab ta õppima mitte ainult majutusasutuse tööprotsesse, vaid ka kellegi teise loodud tabeliloogikat.

See võtab aega. Ja iga valesti mõistetud märge võib põhjustada segadust.

Kaasaegne hotellihaldustarkvara loob ühtse töökeskkonna, kus broneeringuid, tube ja ülesandeid hallatakse kõigi kasutajate jaoks sama loogika alusel.

BOUK on loodud hotellinduse igapäevaseid vajadusi silmas pidades. Selle kasutuselevõtul aitab ED Hotelsi meeskond süsteemi seadistada ning pakub eestikeelset kasutajatuge.

Nii ei pea iga uus töötaja alustama kellegi Exceli mõistatuse lahendamisest.

Kas majutustarkvara kasutuselevõtt on liiga kallis?

See on üks levinumaid põhjuseid, miks Excelist loobumine edasi lükatakse.

„Praegu pole õige aeg uude tarkvarasse investeerida.”

Aga enne otsustamist tasub arvutada ka seda, kui palju maksab senine töökorraldus. Kui palju aega kulub igal nädalal broneeringute kontrollimisele, hindade muutmisele, arvete koostamisele ja külalistele korduvate kirjade saatmisele?

Isegi kui Exceli kasutamine ei too kaasa eraldi tarkvarakulu, ei ole selle abil tehtav käsitsitöö tasuta.

Hea uudis on see, et majutustarkvara kasutuselevõtuks võib saada ka toetust.

Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus (EIS) pakub turismisektorile tarkvarade liitumis- ja liidestamistoetust, mille maksimaalne suurus on 20 000 eurot ning omafinantseering vähemalt 30%.

Toetust saab tingimustele vastamisel kasutada näiteks uue haldustarkvara kasutuselevõtuks, juurutamiseks ning teiste vajalike süsteemidega liidestamiseks.

Ka BOUK on EISi sobivate tarkvarade näidisloetelus.

Toetuse saamine sõltub ettevõtte vastavusest nõuetele, projekti sisust ja eelarve olemasolust. Seetõttu tasub enne investeerimisotsust tutvuda kehtivate tingimustega.

Loe lähemalt EISi turismisektori tarkvaratoetusest.

Aga kuidas leida aega uue majutustarkvara kasutuselevõtuks?

„Meil pole hooaja keskel aega uut süsteemi õppida.” See on täiesti mõistetav mure. Kui majutusasutuse igapäevatöö nõuab juba niigi palju tähelepanu, võib tarkvara vahetamine tunduda veel ühe suure projektina.

Aga siin peitub väike vastuolu: mida kauem käsitsi töötamine jätkub, seda rohkem aega see ära võtab. Üleminek ei pea siiski tähendama seda, et ühel hommikul tuleb kõik senised harjumused kõrvale heita ja täiesti tundmatu süsteemiga alustada.

Oluline on valida tarkvara, mis sobib sinu ettevõtte vajadustega, ning partner, kes aitab selle kasutusele võtta.

BOUKi puhul toetab sind ED Hotelsi meeskond, kes tunneb hotellide ja teiste majutusettevõtete igapäevast tööd. Aitame süsteemi seadistada, vajalikud lahendused omavahel ühendada ja kasutamisega alustada.

Sest tarkvara eesmärk ei ole tekitada juurde tööd, vaid seda vähendada.

Excelist majutustarkvarani tähendab rohkem aega sellele, mis tegelikult loeb

Excel võib olla suurepärane tööriist. Aga ta ei peaks olema sinu hotelli administraator, müügijuht ja broneerimissüsteem ühes isikus.

Kui broneeringute haldamine nõuab pidevat topeltkontrolli, hinnad jäävad uuendamata ja kogu ettevõtte töö sõltub ühe inimese mälust, on aeg kaaluda paremat lahendust.

BOUK aitab muuta majutusettevõtte igapäevatöö lihtsamaks: broneeringud, müügikanalid, külaliste info ja olulised tööprotsessid on omavahel ühendatud.

Vähem käsitsitööd. Vähem segadust. Rohkem aega külalistele ja ettevõtte arendamisele. Ja võib-olla lõpuks ka üks rahulik nädalavahetus, mil sa ei pea Excelit avama.

Kas tunned, et sinu majutusettevõte on Excelist välja kasvanud?

Tutvu BOUKi majutuse müügi- ja haldustarkvaraga ning võta meiega ühendust. Vaatame koos, kuidas sinu majutusasutuse broneeringute haldamine lihtsamaks muuta.